Hoe slim spring jij om met tijd?

Slim met je tijd omspringen, dat is in mensentaal voor ‘timemanagement’. Het komt erop neer dat je je tijd in eigen handen neemt en je prioriteiten bepaalt. Timemanagement is dus eigenlijk zelfmanagement.

• Hoe ga ik om met mijn tijd?
• Welke doelen stel ik voorop? Hoe wil ik met mijn tijd omgaan?
• Hoeveel tijd heb ik nodig om mijn werk goed te doen?
• Doe ik de 'juiste' dingen?
• Doe ik dingen 'juist’?
• Wat stuurt mijn planning in de war?

Je zult merken dat je tijd veel beter kan benutten dan nu. En het verschil zit hem vaak in het maken van duidelijk afspraken met anderen…en met jezelf!

Enkele praktische tips

• Plan vergaderingen aan het einde van de werkdag of vóór de lunch. Dat verhindert dat ze lang uitlopen.
• Bereid vergaderingen voor. Wie zijn de deelnemers? Wat is het doel? Hoeveel tijd reserveer je voor elk agendapunt? Wat is de begin- en eindtijd? Is jouw aanwezigheid noodzakelijk?
• Beperk tijdens de vergadering storingen van buitenaf: zet je mobiel uit en vraag anderen om je tijdens de vergadering niet te storen.

• Creëer een filter: laat inkomende gesprekken op het secretariaat binnenkomen.
• Plan vaste telefoontijden. Bijvoorbeeld aan het begin en het einde van de werkdag. Maak daarover afspraken met het secretariaat.
• Houd gesprekken kort en doelgericht.

• Handel e-mails af op vaste tijdstippen in de dag.
• Schakel je e-mail uit als je met iets anders bezig bent.
• Wees selectief in het versturen van cc'tjes.
• Laat je niet het bos insturen door oeverloze e-mails met bijlagen. Vraag de verzender wat hij van je verwacht.

• Sluit je deur als je je moet concentreren op een taak. Laat weten wanneer je wél beschikbaar bent.
• Maak niet automatisch tijd vrij voor onverwachte bezoekers. Maak vriendelijk maar beslist een afspraak voor een ander tijdstip.
• Accepteer geen ongeplande verzoeken: zeg niet meteen ‘ja’ op alles wat binnenkomt. Delegeer werkzaamheden en oefen jezelf in ‘nee’-zeggen.

• Selecteer je post bij binnenkomst. Gooi weg wat je niet nodig hebt. Archiveer zaken voor later.
• Neem je abonnementen kritisch onder de loep. Zeg nutteloze abonnementen op. Laat je naam verwijderen van mailinglists die je niet of nauwelijks gebruikt.

• Hou je bureau opgeruimd. Alleen de klus waaraan je werkt, ligt in het zicht.
• Orden je (werk)archief. Hanteer dezelfde mappenindeling voor je papieren- en digitale archief. Zo verlies je geen tijd met zoeken.
• Werk niet langer met post-its. Ze leiden je af en maken onrustig. Zet acties op een to do-lijst en verwerk ze in je weekplan.
• Project klaar? Rond het ook fysiek af. Haal de bezem door je werkdocumenten. Gooi weg wat weg kan en archiveer de rest.

Tip
Werk jij efficiënt? Doe de test op www.vacature.com!